Pengantar dan studi kasus

Problem solving and decision making adalah metodologi umum yang diperlukan dalam manajemen industry, baik industry manufaktur maupun industry jasa. Berbagai metodologi telah dikembangkan untuk mendapatkan solusi ideal jika menghadapi suatu masalah. Efektifitas problem solving and decision making pada beberapa studi kasus juga menunjukkan hasil yang baik dan memuaskan, sehingga menjadi perlu untuk dapat dijadikan sebagai bahan kajian dan diimplementasikan pada industry sejenis.

Lego, sebuah Perusahaan mainan anak-anak awalnya juga menghadapi masa masa sulit pada tahun 1990an. Lego bukan berarti tidak berupaya dalam menyelesaikan berbagai permasalahan yang ada, termasuk memanfaatkan berbagai metodologi yang ada dan merekrut karyawan-karyawan terbaiknya. Lego awalnya merekrut 40 innovator terbaik di eropa, bahkan juga bekerja sama dengan platform lainnya seperti Disney atau produser film dalam manajemen produksi dan pemasaran. Hasil yang diperoleh pada berbagai usaha tersebut masih belum terlalu baik dan cenderung stagnan hingga tahun 2003.

Lego pada akhirnya menemukan cara baru dan sederhana untuk menyelesaikan masalahnya, yaitu manajemen produksi yang lebih teratur dengan standarisasi bentuk produk serta memanfaatkan voice of customer. Bahkan lego secara aktif datang ke rumah-rumah pelanggannya di Amerika untuk mendengarkan berbagai masukan untuk peningkatan kkualitas produknya. Hasilnya, penjualan lego meningkat pesat hingga hari ini.

Gambar 1 Penjualan Lego

Netflix, Perusahaan layanan streaming, awalnya adalah Perusahaan pelayanan DVD daring. Netflix bahkan pada tahun 2022 telah menghapus layanan sewa DVD nya karena penjualan layanan streamingnya meningkat pesat. Netflix juga terus berinovasi dengan menyediakan customer experience yang baik dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Hingga hari ini, meskipun Netflix menghadapi berbagai pesaing dari platform baru, Netflix mampu bertahan karena konsistensi, mengetahui masalah, peningkatan kualitas serta mendengarkan suara pelanggan.

Penyelesaian berbagai permasalahan di industry tidak dapat hanya menggunakan cara lama seperti intuisi. Intuisi beberapa kali dapat menyelesaikan permasalahan, tetapi polanya akan sulit diikuti dan keterbatasan pada kondisi tertentu. Pendekatan yang paling logis dan sistematis untuk menyelesaikan berbagai permasalahan di industry adalah dengan pendekatan scientific (scientific thinking).

Merujuk pada Toyota way, prinsip scientific thinking adalah 4P, yaitu philosophy, process, people and problem solving. Pada bagian ini akan difokuskan pada problem solving yang harus bersifat observasi secara mendalam dan iterative, sesuai dengan goal dan strategi yang tepat dengan Langkah yang kecil. Terdapat berbagai framework untuk problem solving and decision making, tetapi pada kesempatan ini akan dianalisis lebih lanjut tenang framework PDCA.

Plan, Do, Check, Action

PDCA disebut juga dengan Deming cycle, sebagai sebuah proses siklik untuk manejemen kualitas dan perbaikan berkelanjutan. PDCA dikenalkan oleh Deming, sebagai father of quality, yang mengadopsi pendekatan Shewart untuk manajemen kualitas. Kerangka PDCA secara valid telah membantu berbagai industry untuk tumbuh dan berkembang dalam menghadapi masa krisis, khususnya setelah masa perang dunia kedua. Salah satu industry yang berhasil dalam mengimplementasikan PDCA adalah Toyota, yang dikenal dengan istilah Toyota way.

Sebagaimana diketahui, PDCA adalah proses siklik, proses yang mencari keseimbangan untuk menghasilkan cara kerja baru, standar baru untuk menghasilkan produk dan layanan yang berkualitas. PDCA dapat terus diimpelmentasikan dalam dalam Upaya peningkatan kinerja industry. Hal utama yang perlu diketahui dalam PDCA adalah status quo, sebagai landasan untuk menindaklanjuti Upaya perbaikan sesuai dengan goal organisasi.

Gambar 2: PDCA sebagai proses siklik berkelanjutan

PDCA adalah pendekatan scientific berbasis data. Analisa data memerlukan berbagai tools yang dapat membantu dalam pengambilan Keputusan. PDCA focus pada process improvement dan semua bagian PDCA memiliki porsi yang setara. Adapun, secara sederhana PDCA dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3 Proses dalam PDCA

Plan, sebagai Langkah awal dalam PDCA membutuhkan indetifikasi status quo dan identifikasi masalah. Untuk membantu hal ini, terdapat berbagai tools yang dapat dimanfaatkan yaitu 4 whys analys dan Ishikawa diagram.

Silahkan lihat artikel selanjutnya untuk membahas Five whys analysis dan Ishikawa Diagram.

Sumber:

Barsalou, M. A. (2015). Root Cause Analysis A Step-By-Step Guide to Using the Right Tool at the Right Time. In Taylor and Francis.
Charantimath, P. M. (2017). Total Quality Management, Third Edition. In Pearson (Vol. 3). Pearson.
K. Liker, J. (2021). The Toyota Way (2nd Edition): 14 Management Principles From the World’s Greatest Manufacturer. In McGraw-Hill. https://www.amazon.com/Toyota-Way-Second-Management-Manufacturer-ebook/dp/B088P46Q9P
Swanson, R. C. (2013). The Quality Improvement Handbook. In The Quality Improvement Handbook. https://doi.org/10.4324/9781482238761
Vargas, A. R. V., Alcaraz, J. L. G., Satapathy, S., & Diaz-Reza, J. R. (2023). The PDCA Cycle for Industrial Improvement: Applied Case Studies. https://doi.org/10.1007/978-3-031-26805-2