Effective Management using Check Sheet, Control Charts and Change Manangement (Part 2)

Siang itu, Ahmad duduk di sudut warungnya sambil mengamati pelanggan yang datang dan pergi. Hari ke-4 membuka usaha Ayam Bumbu Rujak Damha ternyata tidak semulus yang ia bayangkan.

Beberapa pelanggan mengeluhkan:

• Potongan ayam tidak konsisten – ada yang terlalu kecil, ada yang terlalu besar.
• Duit kembalian kurang – karena Ahmad sering lupa menyiapkan uang receh.
• Bumbu ayam tidak merata – ada bagian ayam yang terlalu berbumbu dan ada yang hambar.
• Antrian yang terlalu lama – beberapa mengeluhkan padatnya antrian yang menghasilkan proses pembelian cukup lama
• Hidangan kurang higenis – tempat penyimpanan makanan kurang higenis atau makanan sudah kurang segar.

Ahmad menyadari bahwa ia harus segera memperbaiki usahanya. Ia teringat saran dari temannya, Budi, seorang koki dan teman Ahmad, tentang 7 QC Tools. “Kenapa nggak coba pakai alat-alat manajemen kualitas? Bisa membantumu menemukan masalah utama dan cara memperbaikinya,” kata Budi. Ahmad pun memutuskan untuk menerapkan 7 QC Tools dalam usahanya. Dalam 7 hari kedepan Ahmad akan mencatat keluhan-keluhan para pelanggannya disetiap penjualannya agar dia bisa meng-track keluhan para pelanggannya. Ada beberapa cara agar merubah bagaimana masalah-masalah dalam penjualan Ayam Bumbu Rujak Damha terpecahkan.

1. Check Sheet
Check Sheet sebuah sktruktur formulir yang dirancang untuk pengumpulan dan menganalisis data dari suatu produk. Disini kita memiliki produk ayam goreng bumbu rujak tetapi harus menjaga kualitas yang ia janjikan pada dirinya. Akhirnya setiap hari Ahmad kaan mencatat dalam sehari berapa untuk keluhan dalam setiap penjualannya. Hasil yang ia dapatkan bisa dibilang cukup menarik untuk mengembangkan bisnisnya. Berikut hasil yang ia dapatkan

Beberapa keluhan tersebut akan sangat membantu bagaimana membuat usaha Ayam bumbu rujak Damha berkembang. Setelah menemukan jumlah masalah paling banyak kami mencoba membenahi dari permasalahan tersbesar dan paling banyak dilaporkan supaya masalah ini bisa lebih cepat diambil tindakan.

2. Control Charts
Control Charts adalah alat dasar pengendalian proses statistik. Ini adalah tabel charts dimana kita bisa menemukan variasi penybab umum dalam suatu masalah di produk. Tabel tersebut sangat cocok untuk digunakan dalam mencari permasalahan utama dari produk kita. Contoh bagaimana kita mendapatkan laporan terhadap complain dari sebagian pelanggan terhadap antrean yang cukup lama. Dimana kita membuat dalam sehari menemukan berapa jumlah complain untuk hal tersebut. Misal dalam Senin dan Jumat kita melebihi Upper Control Limit (UCL) karena kesalahan dalam time management saat penyajian.

Change Management
Change management biasanya diambil sebagai opsi terkahir yang akan dilakukan oleh investor atau perusahaan. Karena sudah tidak memungkinkan tim yang sekarang untuk mengejar target tersebut. DImana dibutuhkannya pergantian yang cukup besar dalam suatu projek.Perubahaan tidak selalu merubah ‘fokus’ tetapi bisa saja hanya ingin merubah ‘solusi’ dari produk. Untuk berjalannya pergantian dengan baik biasanya harus memiliki PDCA (Plan-Do-Check-Act) yang matang.

Ketika kita melakukan perubahaan pastinya banyak karyawan yang terdampak karena hal ini. Banyak orang tidak ingin merubah cara kerja karena sudah nyaman sampai memiliki ketakutan yang cukup besar seperti layoff. Bagian ini adalah bagaimana adanya ketakutan-ketakutan tersebut bisa dilawan contohnya:
–Ketakutan. Ini sering kali disebabkan karena perubahan itu tidak pasti, tidak nyaman, tidak dapat diprediksi, dan terasa tidak aman. Komunikasi yang terbuka dan kejujuran adalah cara yang efektif untuk mengatasi faktor ketakutan ini.
–Merasa Tidak berdaya. Ini sering terjadi karena tim proyek dan manajemen bisnis belum melibatkan orang-orang dengan cukup. Berikan kesempatan kepada orang untuk berpartisipasi dan merasa bahwa mereka memiliki kekuatan untuk mempengaruhi proses perubahan.
–Terlalu banyak usaha dan rasa sakit yang terlibat. Mencapai perubahan memerlukan banyak usaha dan sering kali rasa sakit, lalu untuk merasa nyaman dengan perubahan tersebut. Sebagian besar orang akan menghindari rasa sakit dan cenderung memilih kenyamanan, yang dalam hal ini berarti status quo
–Tidak ada kepentingan pribadi. Orang perlu memahami apa keuntungan yang mereka dapatkan dari perubahan tersebut, atau bahwa mereka tidak akan berada dalam kondisi yang lebih buruk. Jika itu yang terjadi, mereka akan bertanya, “Mengapa harus berubah?” dan pertanyaan ini perlu dijelaskan dengan jelas

Dalam melakukan hal-hal seperti ini harus ada pertimbangan yang cukup lebih detail karena ini merupakan perubahaan skala besar dan banyak orang yang akan terlibat dalam kejadian ini. Agar ketika perubahan manajemen terjadi tidak akan membawa perihal buruk terhadap pihak internal atau eksternal.