Effective Project Implementation using PDCA, Gantt Chart and Risk Management

Suatu pagi di sebuah perusahaan teknologi, project team menghadapi deadline untuk meluncurkan produk baru. Mereka memiliki ide menarik dan sumber daya yang cukup, namun rencana yang belum terstruktur dengan baik membuat eksekusi mereka terhambat. Project mulai dikejar waktu, komunikasi antar tim terputus, dan hasil akhirnya jauh dari harapan. Melihat situasi ini, project mananger akhirnya menyadari bahwa meskipun ide dan sumber daya sudah ada, tanpa perencanaan yang matang dan implementasi yang efektif, kesuksesan akan sulit tercapai. Studi kasus ini menggambarkan pentingnya perencanaan yang jelas dan implementasi yang terkoordinasi dengan baik untuk meraih hasil yang optimal.

Studi kasus tersebut menggambarkan bahwa sebuah project membutuhkan sistem yang tepat untuk menjalankan sebuah sistem untuk berjalan dengan baik. Maka dari itu banyak project menggunakan Effective Planning Implementation. Effective planning implementation adalah proses merancang strategi yang terstruktur dengan baik dan melaksanakan langkah-langkahnya secara sistematis untuk mencapai tujuan dengan hasil yang optimal.

1. PDCA

PDCA (Plan-Do-Check-Act) adalah metode manajerial yang digunakan untuk memperbaiki proses secara berkelanjutan dengan empat langkah utama: merencanakan (Plan), melaksanakan (Do), memeriksa (Check), dan tindakan (Act). Dalam konteks story telling sebelumnya, project team yang menghadapi kesulitan karena perencanaan yang kurang matang bisa menggunakan siklus PDCA untuk memperbaiki pendekatan mereka. Pertama, mereka merencanakan dengan lebih rinci (Plan), lalu melaksanakan rencana yang sudah disusun dengan baik (Do). Selanjutnya, mereka memeriksa hasilnya secara berkala (Check) untuk mengetahui apakah ada kekurangan atau hambatan, dan akhirnya melakukan perbaikan yang diperlukan (Act) agar eksekusi proyek berjalan lebih lancar dan sesuai tujuan. Dengan menggunakan PDCA, tim dapat memastikan bahwa perencanaan dan implementasi mereka tetap efektif dan dapat disesuaikan sepanjang proses.

2. RACI Matrix

RACI Matrix adalah alat manajerial yang digunakan untuk mendefinisikan peran dan tanggung jawab dalam suatu proyek. RACI adalah singkatan dari Responsible (bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas), Accountable (bertanggung jawab atas hasil akhir dan keputusan akhir), Consulted (pihak yang memberikan masukan atau konsultasi), dan Informed (pihak yang diberi informasi tentang perubahan atau hasil). Matrix ini membantu memastikan bahwa setiap anggota tim tahu peran mereka, mengurangi kebingunguan, dan meningkatkan kolaborasi.

Menyambungkan RACI Matrix dengan PDCA dalam cerita sebelumnya:
–Responsible :
Pihak yang bertanggung jawab langsung untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan tertentu. Orang ini melakukan pekerjaan dan memastikan tugas tersebut selesai dengan baik.
Contoh : Dalam tim proyek, seorang anggota tim bertanggung jawab untuk menyelesaikan bagian pengkodean aplikasi. Dia adalah orang yang secara langsung mengerjakan dan menyelesaikan coding sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

–Accountable :
Pihak yang memiliki akuntabilitas terhadap hasil akhir dan keputusan yang diambil. Biasanya, hanya ada satu orang yang bertanggung jawab untuk hasil akhir proyek atau keputusan besar.
Contoh : Project Mananger memiliki peran sebagai Accountable. Meskipun anggota tim lainnya mengerjakan bagian-bagian tertentu, manajer bertanggung jawab atas keseluruhan proyek dan hasil akhirnya, memastikan semuanya berjalan sesuai dengan rencana dan deadline.

–Consulted :
Pihak yang memberikan masukan atau saran selama proses pelaksanaan tugas. Mereka adalah pihak yang diperlukan untuk memberikan input berdasarkan keahlian atau pengalaman mereka, tetapi tidak terlibat langsung dalam pekerjaan sehari-hari.
Contoh : Team Quality Assurance (tim penguji) bisa menjadi Consulted dalam proyek ini. Mereka tidak langsung mengerjakan pengkodean, tetapi mereka memberikan masukan tentang kualitas aplikasi yang sedang dikembangkan, membantu tim untuk mengetahui apakah produk berjalan sesuai standar atau ada bug yang perlu diperbaiki.

–Informed :
Pihak yang perlu diberi informasi tentang kemajuan proyek atau hasil akhir, tetapi tidak terlibat langsung dalam pelaksanaan tugas.
Contoh : Pihak manajemen atau marketing mungkin termasuk dalam kategori Informed. Mereka tidak terlibat langsung dalam coding atau pengujian, namun perlu menerima pembaruan secara berkala tentang kemajuan proyek agar bisa menyesuaikan strategi peluncuran produk mereka.

Dengan menggunakan RACI Matrix, setiap peran dan tanggung jawab dalam tim proyek dapat didefinisikan dengan jelas, menghindari kebingunguan yang terjadi pada cerita sebelumnya. Misalnya, jika ada masalah komunikasi, tim dapat mengevaluasi apakah semua pihak yang perlu diinformasikan sudah mendapatkan update yang cukup, atau apakah ada orang yang belum menyelesaikan tugas yang mereka bertanggung jawab. Ini membantu mengidentifikasi peran yang perlu diperbaiki untuk mencapai eksekusi yang lebih efektif dan tepat waktu.

3. Gantt Chart

Gantt Chart merupakan diagram batang yang menunjukkan daftar tugas dalam sebuah project, waktu pelaksanaan setiap tugas, dan beberapa lama waktu yang dibutuhkan. Saat project berjalan, bagian batang akan diwarnai untuk menandakan tugas-tugas yang telah selesai. Chart ini juga dapat mencantumkan siapa saja yang bertanggung jawab atas setiap tugas.

Diagram ini pertama kali dikembangkan oleh Henry Gantt pada awal abad ke-20. Gantt megembangkan chart tersebut untuk mengelola jadwal produksi. Dengan adanya chart ini kami memiliki perkiraan untuk setiap tugas dikerjakan kapan. Apakah sudah bisa lanjut atau belum.

4. Risk Management and Mitigation 
Pada implementasi project, ada potensi resiko baru dapat muncul dan mengganggu sistem atau status quo (tetap). Pada kondisi tersebut, diperlukan antisipasi dan manajemen resiko secara efektif melalui manajemen dan mitigasi resiko. Pada implementasi project, ada potensi resiko baru dapat muncul dan mengganggu sistem atau status quo. Pada kondisi tersebut, diperlukan antisipasi dan manajemen risiko secara efektif melalui manajemen dan mitigasi risiko.

Sedangkan untuk risk management memiliki peran penting dalam berjalannya project dan keberhasilan bisnis tersebut. Dengan adanya sistem ini para staff bisa melihat sektor apa saja yang memiliki problem untuk diperbaiki atau perbarui untuk mencegah hal tersebut terjadi lagi. Sedangkan untuk point of view perusahaan kita bisa melihat permasalahan di belakang dapur dan tindakan apa yang harus diambil untuk mencegah hal-hal tersebut tidak terjadi lagi. Maka dari itu risk management dibagi menjadi 5 tahap :

1. Identifikasi Resiko – Mengidentifikasi potensi resiko yang dapat mempengaruhi proyek. Seperti mengidentifikasi resiko finansial, operasional, teknologi, dan hukum
2. Analisis Resiko – Menilai kemungkinan terjadinya resiko dan dampaknya terhadap proyek dan bisnis.
3. Evaluasi Resiko – Menggunakan alat seperti martriks resiko unutuk menentukan prioritas resiko yang harus ditangani.
4. Respon Resiko – Mengembangkan strategi mitigasi resiko, seperti menghindari, mengurangi, transfer atau menerima resiko
5. Pemantauan dan Evaluasi – Melakukan pemantauan secara berkala terhadap resiko dan efektivias strategi mitigas yang diterapkan.

Resiko dengan total score dampak dan kemungkinan tertinggi adalah prioritas yang harus di mitigasi. Jumlah resiko yang perlu di mitigasi dapat dianalisis dengan penggunaan diagram pareto 80/20. Setiap rencana mitigasi harus direncanakan dengan baik. Setiap jenis respons atau sifat mitigas terhadap suatu resiko. Yaitu :
1. Risk Accepting
2. Risk Sharing
3. Risk Avoiding
4. Risk Reducing